El Archivo acoge los documentos producidos y recibidos por la institución municipal durante el desempeño de sus funciones. Las distintas actividades que desarrolla el Ayuntamiento en materias de urbanismo, sanidad, educación, medioambiente, cultura, hacienda, etc., quedan reflejadas en documentos que sirven para dar testimonio y garantizar la legalidad de las actuaciones municipales y de los ciudadanos.
En nuestro Archivo la antigüedad de los documentos se remonta a la segunda mitad del siglo XVI, época en la que comenzó a construirse el Monasterio de San Lorenzo de El Escorial y en la que la pequeña aldea de El Escorial fue nombrada villa y pasó a ser gobernada por un Alcalde Mayor. Desde entonces los documentos que se han ido creando se han conservado hasta el presente año.
El Archivo está formado por la agrupación de varios fondos y colecciones: Fondo del Ayuntamiento, Fondo de Protocolos Notariales, Fondo de la Hermandad Sindical de Labradores y Ganaderos, Fondo del Juzgado Municipal, Fondo de Materiales Audiovisuales, Colección Hermandad de Nuestra Señora de la Herrería, Colección Hermandad de San Cristóbal, Colección Hermandad del Santísimo Sacramento, Colección Hermandad de San Sebastián, Colección Hermandad de San Bernabé, Colección Comisión de Mozos, Casados y Viudos, y Colección Fundación Federico Fliedner.
La riqueza histórica de los documentos guardados en el Archivo, junto a las no menos importantes funciones y valores otorgados a los documentos contemporáneos ( valor fedatario, valor legal, valor fiscal, etc., ) hacen de esta dependencia un lugar de obligada visita y consulta para las propias oficinas municipales, para los ciudadanos y para todas aquellas personas interesadas en conocer la historia de nuestro municipio.
El Archivo Municipal ofrece, en primer lugar, su servicio al propio Ayuntamiento, recibiendo los documentos generados por él, una vez finalizado su trámite administrativo y prestándoselos de nuevo cuando vuelven a ser necesarios en las distintas dependencias.
Además, ofrece a los ciudadanos, investigadores y público en general los siguientes servicios:
- Consulta de los documentos históricos y administrativos, con las restricciones que impone la ley. El acceso a los documentos que contienen datos que afecten a la seguridad, honor, intimidad u otros datos cuya reserva tutelen las leyes, no podrá realizarse salvo por el propio interesado o medie el consentimiento del mismo; y si esto no fuera posible se respetarán los plazos de consulta impuestos por el artículo 57 de la LPHE y artículo 38 de la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid.
- La consulta de los ciudadanos requiere hacer una solicitud en el Registro General del Ayuntamiento.
- La consulta de los investigadores requiere la presentación del DNI, Pasaporte o similar y cumplimentar una ficha de investigador especificando el tema de investigación.
- Reproducción libre de los documentos que cuyo acceso esté permitido y de los documentos históricos que estén microfilmados. La restricciones a la reproducción serán las contempladas en la ley 30/92 y en la Ley de Propiedad Intelectual. La reproducción esta sujeta al pago de las tasas marcadas por las Ordenanzas Fiscales Municipales.
- Consulta de la biblioteca auxiliar del archivo, formada por bibliografía específica de la historia de El Escorial y su entorno, obras de historia de España y universal, recopilaciones legislativas y una amplia selección de diccionarios históricos y actuales.
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